Mô hình 6 sigma
Để triển khai thành công 6 sigma, cần tạo ra một mô hình hoàn thiện và có sự gắn kết tốt. Mô hình này bao gồm nhiều cấp: Nhóm hạt nhân, Đai đen cao cấp, Đai đen, Đai xanh, Đai vàng, nguyên tắc MAIC, và một hệ thống khen thưởng.
- Nhóm hạt nhân chịu trách nhiệm xây dựng và kiểm tra tiến độ của các dự án 6 sigma. Nhóm này cũng chịu trách nhiệm gỡ bỏ những rào cản trong việc triển khai dự án.
- Đai đen cao cấp chịu trách nhiệm đào tạo kĩ thuật và huấn luyện kiến thức về các công cụ kiểm soát chất lượng. Cần 1 Đai đen cao cấp cho số lượng 1,000 công nhân.
- Đai đen kiểm soát dự án. Cần khoảng 10 – 20 Đai đen cho số lượng 1,000 công nhân.
- Đai xanh hỗ trợ Đai đen. Cần khoảng 3 – 5 Đai xanh hỗ trợ Đai đen. Cần khoảng 300 Đai xanh cho số lượng 1,000 công nhân.
- Đai vàng chiếm số lượng còn lại. Họ cung cấp thông tin và hỗ trợ các nhóm triển khai dự án 6 sigma. Họ cũng là nguồn nhân lực thay thế cho Đai xanh trong lương lai.
- Quy trình MAIC (Measure: đo lường, Analyse: phân tích, Improve: cải tiến, Control: kiểm soát) tạo ra sự rõ ràng và kiểm soát quy trình trao đổi thông tin trong nội bộ.
- Hệ thống khen thưởng giúp “bôi trơn” quá trình triển khai 6 sigma nhằm thu về những kết quả tốt.
Nhóm hạt nhân
6 sigma tạo ra sự đổi mới trong giá trị kinh doanh trước những rào cản của công ty. Đây là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược đề ra. Để triển khai thành công 6 sigma, cần có sự cam kết và tham gia của cấp quản lý cao cấp. Họ cũng chính là những nhân tố nòng cốt trong Nhóm hạt nhân. Nhiệm vụ chính của nhóm này là chọn ra những dự án có đòn bẩy tài chính cao, xuất phát từ kế hoạch chiến lược của công ty. Trong khi dự án đang tiến triển, nhóm cần phải thường xuyên xem xét lại dự án. Để hiểu rõ về phương pháp 6 sigma, một chương trình huấn luyện nền tảng (dành cho lãnh đạo) kéo dài 2 ngày có thể bao gồm những chủ đề sau:
- Tổng quan và ứng dụng 6 sigma
- Các hoạt động tâm điểm và cải tiến quy trình đều dựa trên kiến thức
- Tổng quan về thống kê mô tả và thử nghiệm
- Hiểu 10 yếu tố thành công khi áp dụng 6 sigma và cách thức áp dụng trong công ty
Cấp này thành thạo về kỹ thuật và hiểu công ty ở mức độ cao nhất. Họ chịu trách nhiệm chính về kỹ thuật cho các dự án 6 sigma và đảm bảo công ty có thể tự lực trong việc đào tạo. Họ là những chuyên gia nội bộ và hiểu rõ về các công cụ và phương pháp 6 sigma. Vai trò của họ là:
- Đào tạo và hỗ trợ dự án tạo ra kết quả
- Xây dựng và huấn luyện 6 sigma
- Hỗ trợ xác định dự án
- Hợp tác với những nhà vô địch 6 Sigma (gỡ bỏ những khó khăn cho Đai đen)
- Xác định và triển khai những chuẩn mực tốt nhất
Đai đen
Đai đen là những nhân tố tạo ra thay đổi nhằm thể chế hóa những cải tiến và phương pháp 6 sigma. Vai trò của họ bao gồm:
- Thực thi các dự án cải thiện quy trình mang tính chiến lược và có tác động lớn
- Hoàn thiện các công cụ quản trị chất lượng và thống kê ở cấp độ cơ bản và cao cấp
- Thực thi các kĩ thuật đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát
Đai xanh
Họ là những chuyên gia trong quy trình kỹ thuật và là nhân tố tạo ra thay đổi trong lĩnh vực chuyên môn của mình. Vai trò của họ là:
- Thực thi những dự án cải thiện quy trình quan trọng
- Hỗ trợ các dự án chiến lược của Đai đen
- Tạo ra sự đổi mới liên tục trong quy trình
Đai vàng
Họ là nhóm còn lại. Nhóm này được đào tạo trong 3 ngày để có thể hiểu và áp dụng các khái niệm thống kê căn bản được sử dụng để giải quyết vấn đề. Họ hỗ trợ các nhóm triển khai dự án 6 sigma và cung cấp những thông tin có giá trị về những nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, qua đó nhóm triển khai dự án có thể hiểu rõ hơn vấn đề còn tồn tại.
Kế hoạch triển khai 6 sigma
Trong thực tế, cần phải có một kế hoạch và lộ trình triển khai tổng thể. Kế hoạch này bao gồm 4 giai đoạn: đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát.
Giai đoạn đo lường
Đội ngũ lãnh đạo không chỉ đóng vai trò khởi động dự án, họ cần phải thể hiện vai trò tích cực trong toàn bộ chu trình triển khai. Hơn nữa, tại giai đoạn này cần tạo ra sự nhận biết và những cam kết nhằm cải thiện chất lượng. Trong giai đoạn này, bạn cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng nhằm triển khai và quản lý quy trình thực hiện. Giai đoạn này cần được xây dựng như sau:
1. Tạo ra sự cam kết và tham gia của cấp lãnh đạo
Kế hoạch triển khai 6 sigma phải xuất phát từ phía lãnh đạo. Họ cần phải đầu tư công sức và phân bổ những nguồn lực hợp lí cho dự án. Bên cạnh đó, họ cũng cần cho thấy sự cam kết thực thi những nỗ lực này trong toàn công ty và nên tham gia vào toàn bộ quy trình triển khai.
Nhóm quản lý cao cấp cần bổ nhiệm một chuyên gia quản lý giỏi nhất để phụ trách triển khai dự án càng sớm càng tốt. Cần có thông báo rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của chuyên gia này trong dự án.
2. Hình thành nhóm Hạt nhân
Cấp lãnh đạo có trách nhiệm hình thành nên nhóm Hạt nhân. Chuyên gia quản lý giỏi nhất sẽ được bổ nhiệm làm trường nhóm này.
Nhóm Hạt nhân có trách nhiệm phát triển và điều hành quy trình triển khai 6 sigma và đảm bảo rằng toàn bộ công ty đã sẵn sàng cho dự án.
3. Hợp tác với chuyên gia bên ngoài
Sự hỗ trợ từ những chuyên gia quản lý chất lượng thuê ngoài rất cần thiết cho dự án, đặc biệt ở các công ty vừa và nhỏ.
Những chuyên gia này sẽ chịu trách nhiệm đào tạo nhóm Hạt nhân về phương diện triển khai dự án, đồng thời cung cấp những chương trình đào tạo liên quan tới triển khai hệ thống, quản trị dự án và sử dụng những công cụ quản lý chất lượng cho các thành viên tham gia dự án.
4. Thực hiện các chương trình huấn luyện triển khai dự án
Cấp lãnh đạo và nhóm Hạt nhân cần tham gia bài huấn luyện tổng quan về 6 sigma để hiểu rõ về lợi ích và những phương pháp triển khai tổng thể.
Nhóm hạt nhân cần được đào tạo về khả năng xây dựng, triển khai và quản lý 6 sigma.
5. Tổ chức các buổi đánh giá định kì của cấp lãnh đạo
Trong suốt quá trình đầu hình thành, xây dựng và triển khai 6 sigma, cần phải tổ chức thường xuyên các buổi họp đánh giá với cấp lãnh đạo
Cần thông báo cho cấp lãnh đạo tất cả các hoạt động trong quá trình triển khai.
Cần có sự cam kết, nỗ lực của cấp lãnh đạo và các thành viên còn lại trong công ty.
Giai đoạn phân tích
Mục tiêu chính của giai đoạn này nhằm xác định những khoảng trống giữa quy trình vận hành hiện tại và mục tiêu kinh doanh, chuyển những khoảng cách đó thành những dự án cải thiện cụ thể, hình thành một hệ thống tích hợp nhằm hỗ trợ quá trình triển khai.
1. Xác định mục tiêu kinh doanh dựa trên kế hoạch chiến lược
Nhóm Hạt nhân cần hiểu rõ ràng về mục tiêu, mô hình tổ chức của doanh nghiệp, không ngoại trừ các điểm chung với các công ty khác và nhóm khách hàng chính.
Xác định và nắm rõ những chính sách và thủ tục của công ty, có ảnh hưởng tới Hệ thống Quản lý Chất lượng 6 sigma (QSM). Mọi chính sách, thủ tục hiện thời của công ty cần được hợp nhất hay đưa vào tham khảo trong hệ thống QSM (nếu phù hợp)
Dựa vào kế hoạch chiến lược, nhóm Hạt nhân cần xác định rõ những mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
2. Xác định những quy trình hoạt động hiện tại
Xác định quy trình hoạt động tổng thể, bao gồm các quy trình từ sản xuất cho tới cung cấp cho khách hàng.
Nhóm Hạt nhân phân tích “khoảng cách” giữa tiêu chuẩn của quy trình hiện tại và tiêu chuẩn mục tiêu đề ra.
Đánh giá kết quả với cấp lãnh đạo
3. Định hình rõ các dự án cải thiện
Dựa vào những phân tích tiến hành ở trên, xác định phạm vi và mục tiêu của dự án, và nên bao gồm: quản lý quy trình, phát triển con người, hệ thống đào tạo, công cụ quản lý chất lượng, quản lý nhà cung cấp, quản lý khách hàng.
4. Xây dựng các thước đo hiệu quả dự án
Dựa vào kết quả phân tích ở trên, định ra những thước đo hiệu quả của các dự án.
Tổng hợp những thước đo này vào hệ thống thông tin của công ty
Tối ưu hiệu quả của hệ thống thông tin trong công ty nhằm cung cấp những thông tin mới nhất về tiến độ của từng dự án và kết quả của quá trình triển khai 6 sigma.
5. Áp dụng hệ thống khen thưởng / công nhận
Hệ thống này rất cần thiết trong quá trình triển khai.
Cấp lãnh đạo sẽ chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống này nhằm động viên toàn bộ nhân viên tham gia vào dự án triển khai 6 sigma.
6. Hình thành nhóm Quản lí Chất lượng
Nhóm Hạt nhân chịu trách nhiệm tuyển chọn nhóm Quản lí Chất lượng nhằm bôi trơn quy trình triển khai.
Nhóm này chịu trách nhiệm đào tạo và tư vấn về các công cụ quản lí chất lượng cho nhóm dự án.
Giai đoạn hoàn thiện
Giai đoạn này bắt đầu bằng quy trình xây dựng các nhóm hoàn thiện dự án, đồng thời cung cấp các khóa đạo tạo 6 sigma hay có liên quan tới dự án. Trong khi dự án đang tiến triển, cấp quản lý cần phải thường xuyên kiểm soát tình trạng của từng dự án con.
1. Xây dựng các nhóm dự án
Nhóm Hạt nhân chịu trách nhiệm hình thành các nhóm dự án.
Các nhóm dự án sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành mục tiêu đặt ra cho từng dự án con.
2. Xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo
Phát triển các kế hoạch và chiến lược đào tạo, huấn luyện cho tất cả thành viên trong nhóm dự án.
Kế hoạch đào tạo nên tập trung vào: tổng quan về 6 sigma, quy trình MAIC (Measure: đo lường, Analyse: phân tích, Improve: cải tiến, Control: kiểm soát), kỹ năng sử dụng các công cụ quản lý chất lượng
3. Triển khai dự án
Các nhóm dự án cần đánh giá các quy trình hiện tại và áp dụng quy trình MAIC
Đo lường (Measure): đo lường các quy trình hiện tại. Xác định và mô tả các quy trình hay sản phẩm trọng yếu
Phân tích (Analyze): phân tích quy trình để xác định lộ trình thu ngắn khoảng cách giữa hiệu quả hoạt động của quy trình hiện tại với hiệu quả mục tiêu đề ra.
Cải thiện (Improve): kết quả của dự án phải được đo lường nhằm xác định liệu phương pháp, quy trình mới có mang lại hiệu quả đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp và mong đợi của khách hàng.
Kiểm soát (Control): kiểm soát hệ thống và quy trình mới, đồng thời ngăn chặn những thiếu xót cũ xảy ra.
4. Kiểm soát và rà xét lại tình trạng của từng dự án
Luôn cập nhật thông tin về dự án cho nhóm Hạt nhân
Thu thập ý kiến phản hồi trong suốt thời gian triển khai dự án
Nhóm Hạt nhân có trách nhiệm cung cấp định hướng và hỗ trợ các nhóm thực hiện dự án
Giai đoạn kiểm soát
Mục tiêu chính của giai đoạn này là đánh giá những kết quả đạt được trong quá trình hoàn thiện quy trình, xác định mức độ thành công của mỗi dự án, liên tục điều chỉnh chiến lược kinh doanh, và tái khởi động chu trình triển khai dự án.
1. Kiểm định hiệu quả dự án
Sau khi dự án kết thúc, nhóm Hạt nhân và cấp lãnh đạo sẽ tiến hành kiểm định kết quả và xác nhận mức độ đạt được mục tiêu đề ra.
2. Duy trì hệ thống đã được hoàn thiện
Công nhận hệ thống mới thông qua những chính sách, thủ tục hành chính, hướng dẫn và các hệ thống quản trị khác.
3. Áp dụng hệ thống công nhận và khen thưởng
Dựa trên kết quả đánh giá dự án, các thành viên nhóm dự án sẽ được công nhận và khen thưởng tương xứng.
4. Áp dụng cơ chế cải tiến liên tục
Kế hoạch chiến lược và các kế hoạch hành động có liên quan của doanh nghiệp sẽ cần được điều chỉnh dựa theo kết quả của dự án. Sau đó, các dự án 6 sigma kế tiếp sẽ được xây dựng dựa trên kế hoạch chiến lược đã điều chỉnh.
Nguồn: Thuatquantri